معرفی کتاب کانونهای ارزیابی در مدیریت منابع انسانی نویسنده جورج سی. نورنتن مترجم سعید جعفری مقدم، سعید سلیمی، سعید شهباز مرادی ناشر دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران تاریخ انتشار توضیحات از این پس در رشد مدیریت مدرسه، چکیده کتابهای مدیریتی مهم چاپ شده در ایران را در قالب مقاله ارائه خواهیم داد. این کار، شاید به ویژه برای مدیرانی که همیشه کمبود وقت دارند(!) مناسبترین روش برای مطالعه آثار مدیریتی باشد. کتابی که برای این شماره در نظر گرفتهایم، کانونهای ارزیابی در مدیریت منابع انسانی نام دارد. کتاب به دلیل اهمیت پرورش مدیران و گروههای مدیریتی مدارس در حوزه منابع انسانی و جانشینپروری و ارزیابی کارکنان زیرمجموعه، که همواره یکی از کارهای اساسی مدیران است، و همچنین جهت استفاده ارزیابان طرح تعالی، برای تلخیص در این شماره انتخاب شده است. این کتاب را که حدود ۵۰۰ صفحه است، «جورج سی. نورنتن» نوشته و سعید جعفری مقدم، سعید سلیمی و سعید شهباز مرادی آن را ترجمه کردهاند. ناشر کتاب دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران است. بیتردید در طول تاریخ، آدمی هرگز تا این اندازه به وجود کیمیاگر خویش پی نبرده بود. اکنون منابع انسانی کارامد، ارزشمندترین، مهمترین و سرنوشتسازترین ثروت موجود در اختیار بشر است. از سوی دیگر، تحولات شگرف و پیاپی قرن بیستم، مجال حرکتهای حلزونی را از سازمانها ربوده است. دیدگاهها، مهارتها و انتظارات نسل جدید کارکنان به هیچ روی قابل مقایسه با نسل پیشین نیست؛ فناوری آیتی (IT) شیوههای کسب اطلاعات، انتقال پیام و تبادل دانش را به کلی متحول کرده و کنترل و رهبری سلسله مراتبی و انتظارات و رفتارهای ناشی از آن رو به انقراض نهاده است. با این همه، شماری از مدیران بر عرشه کشتی شکسته خویش در تدارک جشن هستند کانونهای ارزیابی البته نوشداروی اعجازآوری نیست که سازمانها را یکشبه در مسیر رشد و کامیابی قرار دهد اما میتواند نقطه آغاز مناسبی برای حرکت پایدار سازمانها در مسیر نوزایی باشد. به بیان دیگر، اگر تولد سازمانها را صاحبان همتهای بلند و گامهای استوار رقم زدهاند و اگر رشد و توسعه سازمانها و خودنمایی آنها در عرصه رقابت جهانی به یاری نیروهای خلاق، توانمند و کارآفرین میسر گردیده است، چگونه میتوان انتظار داشت که بدون تکیه بر نظامی آزموده و قانونمند، برجستهترین و ممتازترین سرمایههای انسانی را در سازمانهای خویش شاهد باشیم و آنها را همگام با تحولات و رقابتهای موجود، ارتقا و پرورش دهیم؟ نگرش مرکز ارزیابی و تکنیکهای آن پس از چند دهه کاربرد و استفاده در کشورهای توسعه یافته، کمتر از یک دهه است که توجه پژوهشگران و بهویژه شمار معدودی از سازمانهای کشور ما را به خود جلب کرده است. پیشینه توجه به این رویکرد در ایران، بیانگر آن است که اغلب سازمانهای کشور به آن تنها بهعنوان ابزاری برای انتخاب یا ارتقای کارکنان یا مدیران خویش نگریستهاند. این در حالی است که نگرش کانون ارزیابی و تکنیکهای زیرمجموعه این دیدگاه، فراتر از گزینش افراد و واجد راهکارهایی منسجم برای کلیه مسئولیتهای مدیریت منابع انسانی در سازمان، بهویژه گزینش، ارزیابی نیازهای آموزشی و پرورشی، ارتقا، ارزیابی عملکرد و اجرای طرحهای جانشینی است. هیچ انتخاب بدی با آموزش خوب اصلاح نخواهد شد یکی از محورهای تمرکز در مبحث کانونهای ارزیابی، این است که هر کانون ارزیابی باید به نحوی سازگار و متناسب با سایر شرایط و به گونهای طراحی شود که با هدف تصمیمات خاص منابع انسانی سازگار گردد. به این منظور، سه فعالیت منابع انسانی باید به تفصیل مطالعه شود: • تصمیمگیری درباره اینکه چه کسی را به سمت مدیریتی ارتقا دهیم؛ • تشخیص نقاط قوت و ضعف موجود در مهارتهای مرتبط با کار بهعنوان مقدمهای برای پرورش نیروی انسانی؛ • پرورش مهارتهای مدیریتی و کار گروهی. در آغاز سخن، باید روش مرکز ارزیابی را با سایر روشهای ارزیابی مقایسه کنیم. برای این کار، لازم است انواع مختلفی از تصمیمات منابع انسانی را فهرست کنیم و نشان دهیم که چگونه مراکز ارزیابی برای تسهیل این تصمیمات مورد استفاده قرار میگیرند. مرکز ارزیابی حامیان روش مرکز ارزیابی اصرار دارند که این اصطلاح فقط برای آن دسته اقداماتی بهکار رود که دربرگیرنده عناصر اساسی زیرند: ۱. تجزیه و تحلیل شغل: تجزیه و تحلیل مقتضیات شغل، نخستین گام در توسعه هر گونه رویه مدیریت منابع انسانی است. ۲. تکنیکهای چندگانه ارزیابی: برای ارزیابی شرکتکنندگان در مرکز ارزیابی میتوان از دامنهای از تکنیکهای ارزیابی مانند مصاحبهها، آزمونها، پرسشنامهها و تمرینهای موقعیتی استفاده کرد. ۱ .۲. تمرینهای موقعیتی: شبیهسازیهایی هستند که جنبههای مهم شغل هدف را به تصویر میکشند. ۲ .۲. واکنشهای رفتاری: آزمونهای عملکردی هستند که در آنها، شرکتکننده رفتارهای پیچیدهای را با شبیهسازی برخی صحنههای حساس در سازمان به نمایش میگذارد. ۳. مشاهدههای رفتاری: ارزیابان مهارت آموخته، رفتار شرکتکنندگان را در تمرینهای موقعیتی مشاهده میکنند. ۴. ارزیابان متعدد: در روش مرکز ارزیابی، بیش از یک فرد در ارزیابی یک شرکتکننده نقش دارد. مشاهدات ارزیابان مختلف کمک میکند تا اطمینان پیدا کنیم که خطاهای نگرشی از هر یک از ارزیابان بر نتایج نهایی فرایند ارزیابی تأثیری ناروا نخواهد گذاشت. ۵. ارزیابی مهارت آموخته: به ارزیابان آموزش داده میشود که وظایف پیچیده ارزیابی را انجام دهند. آنها باید بتوانند رفتارهای افراد را مشاهده و مشاهدات خود را به روشنی ثبت کنند. ۶. یکپارچگی مشاهدات: مراکز ارزیابی بهطور سنتی بر قضاوتهای مدیریتی متکی بودهاند. نتایج تمرینهای فردی به شیوهای قضاوتی مشاهده و طبقهبندی شدهاند. علاوه بر این، ارزیابان مشاهدات خود در سراسر تمرینها را انسجام میبخشند و سپس ارزیابیهای انجام شده از ابعاد مختلف را یکپارچه میسازند تا از مجموع آنها یک امتیاز نهایی به دست آورند. انواع کانونهای ارزیابی کانونهای ارزیابی بر مبنای هدف و شیوه اجرا به سه دسته اصلی تقسیم میشوند. چه ابعادی در کانون ارزیابی مورد بررسی قرار میگیرند؟ هدف مرکز ارزیابی است که به ما میگوید چه ابعادی باید ارزیابی شوند اما اغلب در طراحی مراکز ارزیابی از این اصول تبعیت نشده است. مدیر منابع انسانی یا مسئولان اداری که در پی طراحی یک مرکز ارزیابی هستند، باید بیانیه روشنی از اهداف مرکز ارزیابی تدوین کنند. همچنین باید روشهای استفاده از اطلاعات در آن را مشخص کنند. هنگامی که شغل هدف تجزیه و تحلیل شد، طراح باید ابعاد مناسب برای ارزیابی را انتخاب کند. (این کارها در مدارس اغلب بر عهده مدیران است.) گاهی بین هدف مرکز ارزیابی و ابعاد ارزیابی شده ناسازگاریهایی مشاهده میکنیم؛ مثلاً برخی مراکز ارزیابی که با هدف اتخاذ تصمیمهای انتخاب و ارتقا ایجاد میشوند، دانش و مهارتهایی را که به آسانی میتوان در شغل یاد گرفت، اندازهگیری میکنند. بنابراین، برای جلوگیری از این اشتباهات، توجه به موارد زیر توصیه میشود: ۱. مهارتآموزی ارزیابان: ابعاد قابل اندازهگیری، جزئی تعیین کننده در مهارتآموزی ارزیاب است که از طریق آن یک چارچوب مشترک، مرجعی برای مشاهده و ارزیابی رفتارها در میان همه ارزیابان تعیین میشود و پرورش مییابد. ۲. روش تجزیه و تحلیل شغل استفاده شده: تجزیه و تحلیل شغل، اطلاعات ارزشمندی فراهم میکند که در مراحل متعددی از طراحی مرکز ارزیابی مورد استفاده قرار میگیرد. این اطلاعات عبارتاند از: الف: فهرستی از ابعادی که باید ارزیابی شوند؛ ب: نمونههایی از رفتارهایی که این ابعاد را روشن میکنند (برای آموزش ارزیاب)؛ پ: پیشنهادهایی از انواع تمرینهایی که موقعیتهای شغلی را شبیهسازی میکنند؛ ت: پیشنهادهایی درباره محتوای مسائلی که باید در تمرینها گنجانده شود؛ ث: اشاره به سطح مهارت لازم برای ابعاد مورد ارزیابی؛ ج: استانداردهایی برای برآورد عملیات ارزیابان در تمرینها؛ چ: مستند نمودن رابطه شغل با فرایند ارزیابی (برای استفاده در یک دادخواست احتمالی). ۳. روشهای جایگزین پیبردن به ویژگی انسانی: بعضاً به جای ابعاد مختلف از جایگزینهای آنها استفاده میشود که عبارتاند از: ۱) قابلیتها (توانمندیهای بالقوه) ۲) مهارتها. در عمل، چه مراحلی در کانونهای ارزیابی وجود دارد؟ ریشه مراکز ارزیابی سنتی به روش مرکز ارزیابی طی سالیان متمادی تغییرات بسیاری یافته است اما اساس این مراحل عبارتاند از: • مشاهده و ثبت رفتار؛ • طبقهبندی رفتارها بر اساس ویژگیهای مدیریتی؛ • ارائه گزارش تمرینها توسط یکی از ارزیابان به دیگران یا اغلب مدیران ارشد؛ • امتیازدهی مقدماتی به عملکرد کلی فرد در هر یک از ابعاد؛ • بحث درباره امتیازبندی مقدماتی به منظور دستیابی به اجماع؛ • امتیازدهی مقدماتی به ارزیابی کلی از عملکرد فرد (به صورت اختیاری)؛ • بحث درباره امتیازات ارزیابی نهایی برای رسیدن به اجماع (به صورت اختیاری). آخرین گامهای فرایند مرکز ارزیابی شامل تصمیم گیریهای گروهی است که طی آن ارزیابان یکدیگر را ملاقات میکنند تا ابتدا مجموع امتیازهای فرد در هر بعد را تعیین نمایند و سپس براساس آن به امتیاز نهایی افراد دست یابند. در برخی مراکز ارزیابی، امتیازهای افراد در هر بعد با یکدیگر ترکیب میشوند تا امتیاز نهایی آنها محاسبه شود. ارائه بازخورد از نتایج مرکز ارزیابی به جلسه ارائه بازخورد، میتوان هم بهعنوان آغاز و هم بهعنوان پایان نگریست. پایان، به این معناست که بازخورد، حاصل همه فعالیتهایی است که برای توسعه، اجرا و راهاندازی یک مرکز ارزیابی انجام شده است. همانگونه که ملاحظه گردید، اگر در مرکز ارزیابی، ابعاد به درستی انتخاب شده باشند، تمرینها کامل و کافی طراحی شده باشند و ارزیابان رفتارها را به دقت مشاهده، طبقهبندی و قضاوت کنند، نشست ارائه بازخورد نیز مؤثر خواهد بود. واژههایی مانند: «صحیح»، «درست» و «دقیق» در پرتو اهداف مرکز ارزیابی معنا مییابند. در واقع، اگر بازخورد با اهداف مرکز ارزیابی متناسب باشد، شرکت کنندگان نیز همانند تصمیم گیرندگان، اطلاعات مورد نیاز را در مییابند. در تمام انواع برنامههای ارزیابی، ارائه بازخورد شفاهی ضروری است. بازخورد کتبی معمولاً به کارکنان سازمان ارائه میشود و ارائه آن به متقاضیان برون سازمان ضروری نیست. بازخوردهای مکتوب در برنامههای ارتقایی، خلاصهتر و عمومیتر و در برنامههای تشخیصی طولانیتر و مفصلترند. محتوای بازخورد باید در برنامههای مهارتآموزی و تشخیصی مفصلتر باشد تا شرکتکنندگان بتوانند از تجارب خود در مرکز بیاموزند. در مقابل، بعد از برنامههای ارتقایی یا گزینشی، برای محرمانه نگاه داشتن اطلاعات نباید محتوای تمرینها را به طور مشروح در بازخورد مرور کرد. اعتبار نتایج کانونهای ارزیابی مرکز ارزیابی نشان داده است که در اندازهگیری شاخصهای موفقیت و عملکرد مدیریتی از سطح بالایی از دقت پیشبینی برخوردار است. اما یک مسئله ظریف وجود دارد؛ مرکز ارزیابی که مناسب طراحی شده باشد، میتواند به سازمان در شناسایی افرادی با سطح بالایی از استعداد مدیریتی کمک کند. به علاوه، ارزیابی نقاط قوت و ضعف مهارتها و استعدادهای مدیریتی است که میتواند اساس برنامههای مدیریت منابع انسانی برای تشخیص نیازهای آموزشی، طراحی اقدامات توسعهای، آموزش مدیران و تشکیل گروههای مدیریتی مؤثر باشد. از سوی دیگر هزینههای ایجاد، پیادهسازی و حفظ مرکز ارزیابی بسیار بالاست؛ به ویژه اگر زمان شرکت کنندگان و ارزیابان نیز مدنظر قرار گیرد، اما مزایای آن قابل مقایسه با هزینههای آن نیست. تحلیلهای اقتصادی آشکارا مزایای یک مرکز ارزیابی موفق را از حیث انتخاب مدیران مناسب نشان میدهد. علاوه بر این، مزایای دیگری نیز در آزمونها و مصاحبههای این روش نهفته است که معمولاً مدنظر قرار نمیگیرد. شرکتکنندگان نیز درک مناسبی از توانمندیهای مدیریتی در کنار فراگیری مهارتها توسط ارزیابان به دست میآورند و هر دو گروه در فرایندی عادلانه کاملاً مرتبط با سایر کارکردهای مدیریت منابع انسانی قرار میگیرند. آینده مراکز ارزیابی به اعتقاد صاحب نظران، روندهای زیر برای تحولات مرکز قابل پیشبینی است: ۱. کار نه تنها در مراکز ارزیابی، بلکه ارزیابی به طور کلی، رونق میگیرد؛ بهعنوان نتیجه، کمبودهای کاری و بهرهوریهای پایین سازمانها با نیاز روزافزونی برای شناسایی مدیران مؤثر روبهرو شدهاند. ۲. در گذشته از مراکز ارزیابی بیشتر به عنوان ابزاری برای انتخاب استفاده میشد اما امروزه سازمانها از مراکز ارزیابی برای مقاصد توسعهای نیز استفاده میکنند.