مدرسه به‌مثابه یک سیستم، یک ورودی دارد، یک فرایند و یک خروجی. میزان کیفیت و کمیت ورودی در خروجی بی‌تأثیر نیست. یعنی اگر مقررات و قوانین ناکارآمدی داشته باشیم، یا اگر معلم حرفه‌ای و کارآزموده نداشته باشیم، خروجی‌های سیستم مدرسه کیفیت نخواهند داشت. اگر پول و منابع مادی مناسبی نداشته باشیم هم خروجی مناسبی نخواهیم داشت.
در تعریف مدیریت آمده است: «مدیریت و رهبری یعنی استفاده مطلوب از امکانات موجود»؛ یعنی اینکه چگونه بتوانیم از منابع و امکانات موجود درست و بهینه استفاده کنیم و از همین ورودی‌های موجود، خروجی‌های مناسب و مفیدی داشته باشیم. به‌هر حال، ورودی‌های سیستم مدرسه را تا حدودی می‌‌توان تأمین کرد. به اصطلاح، تزریق منابع، تا حدی، هم ممکن و هم لازم است، چرا که فربگی مفرط ورودی سیستم، همیشه به نفع سیستم نیست و در پاره‌ای مواقع به ضرر آن نیز خواهد بود.
ورودی‌ها خودبه‌خود به خروجی مناسب و مطلوب نمی‌انجامند؛ مگر اینکه فعالیت‌ها و اقداماتی هدفمند انجام دهیم تا این ورودی‌ها به برون‌داد (خروجی) مورد انتظار یا مطلوب تبدیل شوند. اینجاست که مرحله دیگری از سیستم که همان فرایند است، اهمیت خویش را باز می‌یابد. یعنی با وجود تأمین منابع و امکانات در ورودی‌های سیستم، چنانچه از فرایند علمی و درستی پیروی نکنیم، ورودی‌های سیستم مدرسه لطمه زیادی خواهند خورد؛ یا به خروجی تبدیل نمی‌شوند، یا در صورت تبدیل به خروجی، محصول مفید و رضایت‌بخشی نخواهیم داشت.
یکی از مهم‌ترین ورودی‌ها یا درون‌دادها، منابع مالی و به اصطلاح «پول» است. به قول معروف «بی‌مایه فطیر» است. این قبول، اما یادمان باشد، اگر نتوانیم از پول درست استفاده کنیم، چه بسا موجب بروز گرفتاری‌های عدیده و حتی فساد در سیستم شود. چنانچه از منابع و امکانات موجود در ورودی سیستم مدرسه که به جز پول، معلم، کتاب درسی، مقررات، ابزارها و تجهیزات را شامل می‌شوند، بهینه و به‌درستی استفاده نشود، معلوم نیست کارآمدی و اثربخشی لازم را داشته باشند. بسیار مشاهده شده است، مدرسه‌ای با وضعیت مالی خوب و مناسب، چندان در رسیدن به اهدافش موفق نبوده و مدرسه‌ای دیگر با وضعیت مالی نه‌چندان مناسب، اما به جهت استفاده بهینه از حداقل منابع خود، بسیار موفق‌تر بوده است. لذا نقش فرایند و به اصطلاح «مسیری که طی می‌شود تا ورودی به خروجی هدفمند» تبدیل شود، بسیار حائز اهمیت است. خیال باطل است اگر از فرایند و اقداماتی که باعث می‌شوند ورودی به خروجی تبدیل شود، غافل شویم و منتظر نتایج مطلوب باشیم.
نوآوری و خلاقیت، مدیریت و راهبری اثربخش، ارزیابی مستمر و راهنمایی و مشورت و هدایت درست، از جمله اقداماتی هستند که در مرحله فرایند صورت می‌پذیرند. چنانچه این فعالیت‌ها ناقص انجام گیرند، مطمئن باشیم، یا خروجی نداریم یا خروجی بسیار نامطلوب و نامناسب خواهد بود. امروزه مدرسه‌های کشورمان امکاناتی خوب و تا حدودی خوب در ورودی‌های سیستم دارند. در این‌خصوص حتی با خیلی از مدرسه‌های کشورهای توسعه‌یافته قابل مقایسه هستند. لکن ما به‌دلیل بهره نبردن از روش‌ها، اندیشه‌ها، مهارت‌ها و خلاقیت‌های لازم، نمی‌توانیم به نتایج مطلوبی دست یابیم. به‌اصطلاح، درست فرایندسازی نشده یا در مراحل گوناگون، فرایند اصلاحات لازم انجام نگرفته است. لذا نمی‌توانیم از آنچه در اختیارمان قرار دارد، به شکل خوب و مفید استفاده کنیم. به‌ویژه آموزش‌وپرورش که از فرایندی طولانی تبعیت می‌کند، اصلاح و بهینه‌سازی فرایند آن بسیار مهم است، چرا که پس از خروجی، فرصتی نداریم به ابتدا برگردیم و ورودی‌هایمان را دوباره اصلاح و تربیت کنیم. به‌اصطلاح، فرایند تعلیم‌وتربیت تابلوهای دورزدن ممنوع دارد و بر همین اساس، تضمین کیفیت و اطمینان از درستی راه و روشی که از آن‌ها استفاده می‌کنیم، بسیار مهم است.
متأسفانه با وجود بسیاری از مطالعات و پژوهش‌ها، که بهره‌نبردن از فنون، روش‌ها و مدیریت و راهبری اثربخش را در هدررفت منابع مؤثر می‌دانند، هنوز اغلب مدیران ریشه حل بسیاری از مشکلات و مسائل و تنگناها را در تزریق منابع در ورودی‌های سیستم می‌دانند و بر این تصورند که اگر قرار باشد مدرسه موفق، دانشگاه موفق، سازمان موفق یا شرکت موفقی داشته باشیم، باید به ورودی سیستم پول زیادی تزریق شود. در حالی‌که ریشه بسیاری از این نابسامانی‌ها در موانعی است که بر سر راهشان وجود دارند؛ موانع نگرشی، دانشی و قانونی. اینکه باور چندانی به باهم کارکردن نداریم، به برنامه‌ریزی بلندمدت اعتقاد نداریم و انتظار زودهنگام داریم، رقابت‌ها را برنمی‌تابیم و از پیشرفت یکدیگر لذت نمی‌بریم و از اجرای عادلانه قوانین سر برمی‌تابیم و رابطه را بر ضابطه ترجیح می‌دهیم، در مهارت‌آموزی و جذب و تربیت نیروهای انسانی کارآمد کاهل هستیم و برای کار و کارکردن ارزش چندانی قائل نیستیم، با بوروکراسی منع‌کننده و سلسله‌مراتب ملال‌آور و خسته‌کننده و نیز تمرکز در مراکز تصمیم‌گیری و مدیریت مواجهیم و ... از جمله مصداق‌های این موانع هستند که نمی‌گذارند از منابع موجود خوب استفاده کنیم و آن‌ها را هدر می‌دهیم. آنچه و آن که می‌تواند در این راستا نقش به‌سزایی داشته باشد، کارآمدی و اثربخشی در مدیریت و راهبری کارا و اثربخش در جذب و استفاده بهینه از منابع در دسترس است.