چند اصطلاح
حسابداری: ثبت معاملات، فرستادن فاکتور، پرداخت، مدیریت حساب و تهیه صورت‌های مالی است.
سرمایه: اصطلاحی است برای دارایی‌های مالی که می‌تواند شامل پول نقد، اوراق بهادار، تجهیزات و امکانات تولید باشد.
سود ناخالص: سودی است که پس از فروش به سرمایه اضافه شده و هزینه‌های جانبی مثل اجاره، آب و برق، و پیک از آن کم نشده است.
سود خالص: مبلغی که پس از کسر همه هزینه‌های مذکور باقی می‌ماند.
شرکت سودآور: شرکتی که پس از تسویه کامل همه هزینه‌هایش، همچنان پول کافی داشته باشد.
درک اصطلاحات در عمل
هر محصولی سرمایه شماست که با فروش آن درآمد کسب می‌کنید. اگر میزان درآمد شما از هزینه اولیه بیشتر باشد، سود کرده‌اید. در صورتی موفق خواهید شد که هزینه‌ها و درآمدها را محاسبه‌کنید و حساب و کتاب هر ریال را داشته باشید. با یک مثال ساده، روش برنامه‌ریزی برای دخل و خرجتان را مشاهده کنید:
فرض کنید کالایی را به مبلغ معینی می فروشید. حالا باید سرمایه را کسر کنید و کنار بگذارید تا دوباره در کسب وکارتان از آن استفاده کنید. آنچه می‌ماند، سود ناخالص است.
هزینه‌ها را از کم (مثل هزینه تراکنش بانکی) تا زیاد (مثل اجاره مکان) حساب و از آن کم کنید. حالا سود خالص در دسترس شماست.
اگر من باشم، آن را خرج نمی‌کنم. همیشه بخشی از سود خالص را به سرمایه اصلی‌تان اضافه کنید تا در آینده رشد بیشتری داشته باشید. به‌این ترتیب یک شرکت سودآور خواهید داشت.
با حسابداری کارآمد، می‌توانید به الگویی دست پیدا کنید که براساس آن، اگر لازم شد، در روش کار خود تغییراتی ایجاد کنید.
کتابچه دخل و خرج
خرید، فروش، دریافت و پرداختتان را به صورت روزانه ثبت کنید. با ثبت درست پرداخت‌ها و دریافت‌هاست که می‌توانید امور حسابداری مرتبط با کسب وکارتان را سر و سامان بدهید. دفتر یا سررسیدی مخصوص داشته باشید تا روزانه دخل و خرج‌ها را یادداشت کنید. دفتر را در چهار ستون خط‌کشی کنید. در ستون اول نام کالا را بنویسید و در ستون‌های بعدی به ترتیب قیمت خرید (برای شما هزینه‌ای است که برای ساخت یک کالا صرف کرده‌اید)، قیمت فروش و تعداد کالاهای موجود را درج کنید.
در دفتر دیگری، نام کالا، تعداد کالای فروخته شده و قیمت فروش آن‌ها در طول ماه را بنویسید. در پایان هر ماه حساب و کتاب کنید. ستون فروش در دفتر دوم را جمع کنید. مبلغ به‌دست‌آمده، سود ناخالص به همراه سرمایه شماست. سپس جمع ستون خرید را به دست آورید. با تفریق این دو عدد از هم، سود ناخالصتان به دست می‌آید. بعد هم با کسر هزینه‌های اضافی، سود خالص را مشاهده کنید. امیدوارم پرسود باشید.
نکته: می‌توانید از نرم‌افزارهای صفحه‌گستر مثل اکسل استفاده کنید. در این برنامه، برای حساب و کتاب، نیازی به ماشین حساب ندارید. اکسل مثل یک نرم‌افزار ساده حسابداری، کار شما را راه می‌اندازد و به حساب و کتابتان سر و سامان می‌دهد.
پیش به سوى حسابدارى حرفه‌ای
• یک حساب بانکی مخصوص کسب وکار خود باز کنید. حساب‌های شخصی و شغلی‌تان نباید یکی باشند.
• اگر محصول و خدماتی می‌فروشید و بلافاصله وجه آن را دریافت نمی‌کنید، حتماً آن را یادداشت کنید و به‌روز نگه دارید و با ارسال فاکتور، آن را ردیابی و دریافت کنید.
• سعی کنید به روش‌های آنلاین به اطلاعات حساب خود دسترسی داشته باشیدتا به این ترتیب تراکنش‌ها را به سرعت پیگیری و مدیریت کنید.
• رسیدهای خرید و فروش و سوابق پرداخت‌های فرعی را نگه دارید. این رسیدها که حاوی مبلغ، تاریخ و سایر اطلاعات لازم هستند، خلاصه‌ای از معاملات شما خواهند بود.
• هزینه‌هایی مثل غذا، حمل و نقل و هدایا را از قلم نیندازید.